Con il regolamento UE 679/2016 cambia moltissimo, a livello comunitario, circa la protezione dei dati
Il 25 maggio 2018 è entrata in vigore la riforma delle norme UE sulla protezione dei dati. Si tratta del regolamento UE 679/2016, il cosiddetto GDPR, acronimo di General Data Protection Regulation. Il suo obiettivo è uniformare a livello comunitario la materia privacy, con nuovi obblighi accompagnati a nuove sanzioni potenzialmente pesantissime.
I cambiamenti relativi alla gestione dei dati dei tuoi clienti sono importanti, a tratti rivoluzionari e, pertanto, dovrai cambiare le strategie che hai utilizzato fino a poco tempo fa. Nomi, indirizzi fisici ed elettronici, consensi di vario genere, commerciali o meno: l’impatto del GDPR è enorme e, se vuoi evitare qualsiasi tipo di problema, hai davvero bisogno di un sistema automatizzato che venga in tuo soccorso. Che sappia, cioè, adeguare il tuo lavoro quotidiano alle conseguenze del nuovo regolamento comunitario e toglierti tutte le preoccupazioni del caso.
Tra i cambiamenti che potrebbero riguardare la tua attività, ad esempio, vi sono quelli relativi ai servizi comunicati via email. Il GDPR, infatti, fa una distinzione tra i servizi commerciali e non commerciali. I primi, ad esempio, possono riferirsi a informazioni sui prezzi di un tuo prodotto. I secondi, ad esempio, possono riguardare gli auguri di Natale da parte della tua azienda.
Il consenso al trattamento? Chiaro, trasparente e… temporaneo
Quello che devi fare al riguardo è ottenere il consenso per memorizzare i dati personali e devi chiederlo in modo chiaro e trasparente, senza lasciar spazio – volente o nolente – a interpretazioni dubbie. Quindi puoi raccogliere i dati personali solo specificando, nell’informativa privacy, le finalità per cui lo fai. E queste finalità devono essere specifiche, esplicite e legittime. Non puoi, in sostanza, raccogliere i dati, conservarli oppure utilizzarli a tuo piacimento per un motivo decontestualizzato da quello per cui li hai chiesti. E non puoi nemmeno memorizzarli nei tuoi database per un tempo superiore a quello necessario a raggiungere lo scopo per cui li hai richiesti.
Dunque, nella sostanza, cosa cambia? Cambia, prendendo come riferimento le email promozionali, che non è più sufficiente una casella pre-compilata ‘acchiappa-consensi’. A seconda del contesto, ad esempio, potresti dover diversificare, sezionare i testi in varie parti e chiedere altrettanti consensi chiari. Questo vale per i contatti generici, mentre, per i tuoi clienti già acquisiti, si presume non sia necessario un consenso esplicito a ricevere le promozioni. Ciononostante è sempre bene fornire la possibilità – anche questa chiara e trasparente – di cancellare l’iscrizione alla tua mailing list.
679 Privacy, il software che fa per te
Ormai avrai capito che la questione del GDPR è piuttosto ampia e nemmeno abbiamo scalfito la superficie degli impegni che spettano al Titolare del trattamento e alle figure professionali con le quali deve interagire in modo continuo, come i consulenti e gli ormai famosi DPO. Il supporto informatico, in sostanza, deve essere rivoluzionato esattamente come è stata rivoluzionata la materia privacy.
Per tutti questi motivi Elea Software ha deciso di dedicare un nuovissimo modulo ai professionisti e alle aziende di qualsiasi dimensione e settore. Come? Ideando il software 679 Privacy per gestire la corposa normativa con l’inserimento e la compilazione di tutti i dati necessari alla tua attività. Importante anche l’aspetto tecnologico di 679 Privacy, poiché si tratta di un software che permette un semplice quanto essenziale censimento di tutte le banche dati che utilizzi e, dunque, un loro controllo continuo di supporto alle varie figure coinvolte. Tutto ciò, poi, è organizzato in modo ottimale grazie alle caratteristiche tipiche del sistema gestionale garantite da 679 Privacy, dunque con le giuste e necessarie suddivisioni dei dati e delle relative scadenze.
