Nell’ottica di dare applicazione nel lavoro al concetto di digitalizzazione, in collaborazione con la Regione Toscana ELEA Software ha implementato il proprio software per la conservazione sostitutiva dei documenti.
Principalmente applicata alla conservazione degli scontrini delle spese sostenute dai dipendenti che tramite l’app possono fotografare lo scontrino.
L’app tramite una lettura OCR (sistema di riconoscimento ottico dei caratteri) interpreta le informazioni principali, luogo, data, importo speso e tipologia della spesa (colazione, carburante ecc..) e le trasmette all’azienda che in tempo reale ha la possibilità di visionare i documenti di spesa e decidere se autorizzare o meno la spesa sostenuta.
Contemporaneamente lo stesso scontrino viene indirizzato anche ad una casella di posta elettronica certificata (pec) per la conservazione sostitutiva in modo che il documento sia immodificabile e facilmente rintracciabile in caso di necessità di riproduzione del documento stesso.
Ovviamente all’interno del software è possibile gestire una gerarchia di responsabilità per definire chi è responsabile di chi (organigramma) in modo che le richieste di rimborso siano visibili a chi di competenza.
È possibile anche gestire gerarchie di responsabilità organizzative come la segreteria che organizza il viaggio, ufficio cassa che eroga anticipi in denaro al viaggiatore, sia in euro (€) che in valute estere, controllo superamento massimale che verifica quando non si rispettano le policy aziendali, controllo contabile che determina la validazione della rendicontazione e il pagamento del rimborso al dipendente in caso di spese da lui pagate, ovviamente considerando gli anticipi erogati.
Questo processo digitalizzato permette un risparmio di tempo uomo, carta, spazio, nella gestione dei documenti, avere la disponibilità delle informazioni in tempo reale, avere l’aggancio diretto con la busta paga.
